5 suggerimenti di collaborazione per migliorare la tua giornata lavorativa con il nuovo Zoom Workplace

Una delle maggiori sfide di collaborare nell'ambiente di lavoro multiforme di oggi è tenere traccia di tutte le informazioni che vengono scambiate tra diversi team e progetti. I molteplici applicativi di collaborazione e i canali di comunicazione a silos rendono difficile tenere tutti aggiornati. 

La buona notizia è che la collaborazione con i suoi colleghi, partner e clienti è appena diventata molto più facile con Zoom Workplace! Ora può gestire la sua giornata lavorativa con un'unica app che include Zoom AI Companion, il nostroassistente AI, che la aiuta a ridurre il cambio di contesto, il tempo trascorso a cercare informazioni e gli errori di comunicazione. 

AI Companion è integrato in Zoom Workplace e ti aiuta a a comporre messaggi in Chat o e-mail, organizzare le tue idee su una lavagna e riassumere riunioni, telefonate e messaggi di chat . Non solo può aiutarti a risparmiare tempo con funzionalità come l'assegnazione delle prioritàalla segreteria telefonica su Zoom Phone, ma può anche aiutarti ad allineare tutti identificando i passaggi successivi in una riunione, consentendoti di semplificare il modo in cui lavori e massimizzare la tua produttività attraverso la piattaforma. .

Il vero potere di Zoom Workplace risiede nel modo in cui ti aiuta a organizzare la tua giornata lavorativa attorno a una collaborazione efficace, permettendoti di connetterti in modo più efficiente con le persone e i progetti con cui lavori a stretto contatto. Ecco cinque cose che puoi fare per ottenere il massimo dalla nuova esperienza.

Le riunioni sono spesso un punto centrale di collaborazione per un gruppo o un progetto. Potresti avere settimanalmente una riunione ricorrente con le stesse persone per parlare dei progressi di un particolare progetto e avere bisogno di tenere anche una scheda su cosa sta succedendo tra quelle riunioni. 

Prossimamente quando crei una nuova riunione (o serie di Riunione ricorrente), assicurati che l'opzione Abilita chat continua nella riunione sia attivata. Questo crea un canale di chat persistente allegato a quell'ID riunione.

È possibile chattare con il gruppo in anticipo, continuare la conversazione quando si partecipa insieme alla riunione e continuare la discussione tra una chiamata e l'altra. Tutti i documenti, le immagini e i file condivisi durante la riunione possono essere aggiunti alla scheda Risorse della chat continua della riunione, organizzati per tipo di risorsa in modo che tutti possano trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno.

Nelle nuove schede semplificate riunioni e calendario all'interno di Zoom Workplace, puoi cliccare su ciascuna scheda di riunione per aprirne i dettagli completi. Qui, puoi caricare elementi supplementari per la riunione, inclusi ordini del giorno e lavagne, in modo che gli altri partecipanti sappiano dove trovarli. Puoi accedere alla chat continua della riunione qui, nonché avviare una chat o inviare un invito via e-mail dalla scheda riunione.

Per provare questa nuova vista, clicca su Impostazioni nel portale del tuo account online. Attiva/disattiva su Impostazioni per abilitare la nuova esperienza della scheda Riunioni (assicurati che il tuo calendario Google o Microsoft 365 sia connesso o inizia con Zoom Mail e Calendar). Quindi, clicca sulla scheda calendario in Zoom Workplace per visualizzare la pianificazione e aggiungere le risorse per le riunioni imminenti o accedervi.

Se gestisci un team , puoi fare in modo che i tuoi colleghi siano facilmente coinvolti in tutte le conversazioni giuste. Crea uno spazio condiviso in Zoom Team Chat e aggiungi tutti i membri del tuo team, quindi aggiungi tutti i canali di chat di cui potrebbero aver bisogno, dai canali a livello di dipartimento alle conversazioni basate su progetti. Tutti gli utenti dello spazio verranno automaticamente aggiunti ai canali di cui non fanno già parte. Via via che il team cresce, è possibile aggiungere facilmente nuovi membri allo spazio condiviso, risparmiando tempo nel processo di onboarding grazie all'accesso a tutti i canali di cui hanno bisogno, anziché aggiungerli manualmente a ogni canale singolarmente.

Per iniziare, vai alla scheda Zoom Team Chat e clicca sull'icona +, quindi seleziona Spazio condiviso. Puoi dare un nome al tuo spazio, aggiungere membri (puoi anche aggiungere un canale esistente) e personalizzare le tue preferenze. Una volta creato lo spazio, continua ad aggiungere membri e canali in base alle esigenze del tuo team.

Le riunioni video sono fondamentali per le modalità di collaborazione e di comunicazione dei team, soprattutto quando dipendenti, clienti, partner e fornitori potrebbero essere dislocati in posizioni diverse. Ma la stessa vecchia esperienza di riunione può diventare un po' stantia, con conseguente mancanza di coinvolgimento da parte dei partecipanti.

Con la nostra nuova esperienza Zoom Meetings , la collaborazione è più semplice e più facilmente a portata di mano. Ora puoi condividere e co-modificare lavagne e note, nonché collaborare su documenti da Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box e Microsoft Sharepoint, direttamente in riunione: non più passare più tra la finestra della riunione e il documento aperto . Provalo cliccando su condividi e selezionando la scheda Documenti. 

Oltre a queste utili funzionalità di collaborazione, la nuova esperienza di riunione include:

• Una barra degli strumenti semplificata per attivare facilmente AI Companion, condividere lo schermo e trovare gli applicativi dell'organizzatore.
• Una nuova vista multi-oratore, che ti offre uno sguardo più dinamico sulle persone che parlano attivamente.
• Opzioni per aggiungere un nuovo look con nuovi colori personalizzati per il tema e illuminazione verticale, che attenua lo sfondo mettendoti in risalto per aiutarti a spiccare. Inoltre, gli organizzatori possono aggiungere sfondi alla riunione.
• Migliore qualità audio in ambienti aperti grazie all'isolamento audio personalizzato, che permette di rendere più nitido l'audio della voce durante la riunione e aiuta a sopprimere il rumore di sottofondo. 

Per i dipendenti ibridi o in sede, prenotare una scrivania sta diventando una parte comune dell'esperienza lavorativa. Se utilizzi Prenotazione Postazione sul tuo telefono o nel portale dell'account Zoom online per prenotare la tua scrivania, ora puoi farlo direttamente dall'app Zoom Workplace utilizzando la nostra nuova scheda Aree di lavoro. 

Grazie ai nostri suggerimenti smart, puoi anche ottenere un aiuto extra sulla scelta dell'area di lavoro. Nella scheda Aree di lavoro, clicca sull'icona del robot a sinistra per ottenere un consiglio basato sull'IA in merito ai giorni migliori per entrare (a seconda del giorno in cui le persone con cui collabori di più hanno prenotato una scrivania) e al posto migliore dove sedersi ( a seconda delle tue preferenze e della vicinanza alle persone con cui collabori maggiormente).

Sei entusiasta di iniziare con Zoom Workplace? Aggiorna la tua app desktop Zoom alla versione 6.0 o versioni successive per iniziare a utilizzare le nuove funzionalità ed esperienze riportate sopra. 

Resta sintonizzato per scoprire le nuove funzionalità che lanceremo nei prossimi mesi, tra cui Ask AI Companion, che riunirà, a portata di mano, ancora più piattaforme.

Nota dell'editore: questo blog è stato originariamente pubblicato a luglio 2016 ed è stato aggiornato ad aprile 2024 con le funzionalità e i prodotti più recenti per la collaborazione di Zoom.